Για τη διασφάλιση επιλεξιμότητας της πρώτης ύλης, οι οινοποιητικές ή εμπορικές επιχειρήσεις οφείλουν να ζητήσουν από τους αμπελουργούς, πριν την συγκομιδή των σταφυλιών, να τους προσκομιστεί αντίγραφο της προαναφερόμενης επικαιροποιημένης καρτέλας αμπελοκαλλιέργειας.
Κατά την παραλαβή των σταφυλιών από τις επιχειρήσεις (οινοποιητικές ή εμπορικές), καθίσταται υποχρεωτική σύμφωνα με το άρθρο 9 της ΚΥΑ 5833/155045/12.12.2013 (Β΄3324) όπως ισχύει, η αναγραφή στα τιμολόγια/δελτία παραλαβής των παρακάτω στοιχείων:
- το ονοματεπώνυμο και το Α.Φ.Μ. του αμπελοκαλλιεργητή η ποικιλία αμπέλου των σταφυλιών
- ο κωδικός αμπελοτεμαχίου (δεκατριψήφιος) του Αμπελουργικού Μητρώου καθώς και
- στην περίπτωση παράδοσης φορτίου από διαφορετικά αμπελοτεμάχια της εκμετάλλευσής του θα πρέπει να αναφέρεται στο παραστατικό η ποσότητα σταφυλικής παραγωγής που αντιστοιχεί σε κάθε αμπελοτεμάχιο.
Σε κάθε περίπτωση, το ΑΦΜ του παραδίδοντος τη σταφυλική παραγωγή, πρέπει να ταυτίζεται με το ΑΦΜ του εγγεγραμμένου αμπελοκαλλιεργητή στο Αμπελουργικό Μητρώο για το συγκεκριμένο αμπελοτεμάχιο.
Όσον αφορά τα συνοδευτικά έγγραφα μεταφοράς των σταφυλιών, «στο συνοδευτικό έγγραφο αναγράφεται υποχρεωτικά η περιοχή προέλευσης, η ποσότητα και η ονομασία της κάθε ποικιλίας των μεταφερομένων σταφυλιών».
Πραγματοποιείται ορθή και έγκαιρη καταχώρηση των στοιχείων στα βιβλία που τηρούνται υποχρεωτικά στις οινοποιητικές επιχειρήσεις, ώστε να διασφαλίζουν ότι οι εισερχόμενες ποσότητες (σταφύλια, γλεύκος, οίνος) αντιστοιχούν στα παραγόμενα τελικά προϊόντα. Σε κάθε έλεγχο των βιβλίων, τα σφραγίζει και τα υπογράφει ο αρμόδιος επί των αμπελοοινικών θεμάτων οριζόμενος ελεγκτής.
Η πρώτη ύλη (σταφύλια) για την παραγωγή οίνων με Προστατευόμενη Ονομασία Προέλευσης (ΠΟΠ) και Προστατευόμενη Γεωγραφική Ένδειξη (ΠΓΕ) προέρχονται αποκλειστικά από αμπελοτεμάχια που περιλαμβάνονται στην οριοθετημένη γεωγραφική περιοχή, για την παραγωγή δε των οίνων, τηρούνται οι εγκεκριμένες προδιαγραφές του προϊόντος.
Τέλος, στην περίπτωση μεταφοράς μη συσκευασμένων αμπελοοινικών προϊόντων (εντός ή εκτός της Ε.Ε.), ο αποστολέας οφείλει να ενημερώσει την αρμόδια αρχή του τόπου φόρτωσης για τη μεταφορά αυτή. Η αρμόδια αρχή του τόπου φόρτωσης (για διακίνηση εντός ΕΕ) οφείλει να ενημερώσει την αρμόδια αρχή του τόπου εκφόρτωσης την επόμενη εργάσιμη ημέρα. Σε περίπτωση παραλαβής φορτίου από χώρα της ΕΕ ή τρίτη χώρα, ο παραλήπτης του φορτίου οφείλει να ενημερώσει την αρμόδια αρχή του τόπου εκφόρτωσης την επόμενη εργάσιμη ημέρα, για την πραγματοποίηση των απαραίτητων ελέγχων (Βιβλία, επισήμανση προϊόντος).
